主管與資深人員如何照顧、輔導新進人員適應工作職場

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張老師基金會 朱芯儀 諮商心理師

歷經了一個月的筆試和面試,終於過五關斬六將的小莉,準備開始她的第一週工作新生活,她滿懷著期待與忐忑不安的心情準備好好學習公司所安排的種種新人培訓計畫。

今天準備要登場的是專業能力培訓課程,小莉雖然對自己的能力到底是否能完全勝任工作的要求沒有完全的把握,可是她想:「這是最重要的一堂課,主管們一定會逐步培訓我學習所有的技巧和能力的。」

穿著西裝的主管在三分鐘後現身於會議室中,他冷靜的告訴所有新人們:「我相信大家都有受過大學的良好教育與類似的社會經驗,基本能力是已經足夠的,剩下來的就是了解我們公司到底在做什麼?每個部門的工作有哪些?而你又必須有什麼樣的目標?現在,我手上有著一疊資料,今天就請大家仔細的閱讀這些資料,如果有疑問或不清楚的地方就把它紀錄下來,回去後再請教你們部門資深的同事。好,把資料傳下去,現在開始!」說完,主管便匆匆的走出了會議室,只留下一臉驚訝、不知所措、看著一大疊厚厚資料發愣的新人們。

看了這個案例,你是不是也像他們一樣面面相覷呢?每一家公司都宣稱自己會舉辦新人訓練,讓新人儘快的適應職場,但是,像這樣把一大疊資料攤在桌上,要新人們自己閱讀的公司還真不少,雖說可把問題紀錄下來請教同事,但新人們有時根本提不出問題、不知從何問起或問題在哪裡。面對求職若渴但常搞不清楚狀況的新人們,我們就來一同關心主管與資深人員要如何照顧、輔導新進人員,才能使他們快速適應工作職場的挑戰吧! 兩個面向–新進同仁的需要、企業文化和工作要求 身為資深同仁可以如何協助、輔導新進人員呢?可以從兩個角度來進行思考,一是從新進同仁的需求出發,一是從公司想要創造什麼樣的企業文化及公作所需達到的要求來看。

若從新進人員的需求出發,他們會需要什麼?會想要了解什麼?會有哪些不安、擔心之處呢?資深同仁必定有經過身為新人的這個階段,發揮同理心為他們設身處地思考一下,舉凡文具要如何申請、周邊環境有哪些好吃的、行政資源如何取得、公司組織架構、工作內容的熟悉、升遷加薪和其他福利制度等等都是新人們關心的。 另一是從企業的立場出發,它想要培養這些同仁們什麼特質?想要創造什麼樣的企業文化?對於該新人所從事的工作而言,又需要有哪些要求是必須達到的呢?如果一個企業所欲培養出的是「誠信」的員工,就要訓練他們負責任、溝通和尋求資源的能力,所謂的誠信並不是包山包海一切答應,而是實際評估自己的狀況後,能勝任的答應即做到,不能勝任的盡早提出來與其他同仁們一起討論,彼此支援;若在企劃行銷或研發部門工作,公司欲培養更有「創意」的文化,就要一方面鼓勵同仁跳脫思考框架、從各種不同的角度看事情、自由活潑的氣氛,一方面教導各種創意思考方法,如六六討論法、心智圖法和六頂思考帽等等,讓員工能有所依循的進行創意激發,而不是漫無邊際又不切實際的天馬行空。

兩者的交集–壓力管理 然而,新進人員的需要和企業工作的文化是截然畫分的兩個區塊嗎?答案是不盡然的,在此我便提出兩者的交集–壓力管理。新進人員在適應新職場時適必有許多壓力,而企業也想創造一種能抗壓、有挫折容忍力的文化,故我試著剖析新進員工的壓力狀態、資深同仁可如何協助,又如何培養新人們更具抗壓力呢? 所謂壓力管理,很重要的即是「減壓」和「加壓」兩個概念。每個人原本的抗壓力就像某一種車款,有些人是三輪車,有些人是一般轎車,有些人是砂石車,更有些人是連接數個貨櫃的貨櫃車。當新進人員進入公司時,進廠工作的已是某種車款,我們必須先用減壓的方式去除車上不必要的負重,再加上可承擔的工作任務,當車子跑了一陣子後,因為熟練操作方法、因為熟悉路況、因為車子定期回廠保養,開始覺得勝任這些工作有些輕鬆,當感到有餘力時,資深前輩就可引導新人們一次換一部大一點,可以載重更多的車子,但不要忘了也要仔細減去因換一部車而造成的壓力,更不要忘了讓它跑一陣子又覺得較輕鬆時再換另一部更大的車子。

減壓 身為一個新進人員,背負著什麼不必要的壓力?資深同仁可如何協助呢?

1. 外在壓力源:舉凡因為環境的改變、日常事物的調整、扮演新的角色、與不同的人相處等等,這些因為面對未知而造成的擔心、恐懼、疑惑都是可以透過資深人員有條理的訓練計畫、親身經驗分享和同理關懷的友善氣氛,而減去新人們不必要的壓力。

2. 內在壓力源:最常見的就是求好心切、勇於表現自己、好勝心強烈等等,資深員工除了要清楚的讓其知道所有任務的底線日期,使其了解若無法準時繳交造成的嚴重影響外,更是要與其討論「先求有,再求好」的優先順序。 加壓 為什麼家裡種出來的豆芽菜細細乾乾的,但餐廳炒出來的豆芽菜卻胖到中間還可以塞肉呢?因為專家在播下豆芽的種子時,就會放一個投影用的透明片在上面,等豆芽奮力抵抗壓力而鑽出頭來往上生長的時候,再換上重一點的玻璃墊,如此成長的豆芽必須一再告訴自己:「我一定要讓我的臂膀再壯一點,才可以頂著重物生長!」。 當我們要加壓在新人身上的時候,其道理也與養豆芽一模一樣,重點就是兩個原則–「漸漸」和「觀察」。

不是一股腦的就把全部工作壓在新人身上,以為他就會像肥肥胖胖的豆芽一樣,相信大家都聽過揠苗助長的故事吧!而是要漸漸給予多一點的壓力,讓他自然而然產生更強的抗壓力,並且隨時觀察他的狀況,臂膀有沒有變得更強壯?意志是不是消沉了?身心狀況是否出現負面的影響呢?來調整自己對他的訓練與幫助。

這一期,我們用心的討論如何提供新進人員生活上和工作上的照顧,希望能使新人們及早認識公司、了解所屬工作單位、熟悉工作內容、認識工作中的同仁,願新人能儘快進入狀況,為自己創造更多的成就和價值,也為企業組織創造更好的績效。

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